Por que Contar com um Software de Gestão de Projetos?

Todo Gerente de Projetos sabe que é possível controlar tudo através de papéis e planilhas eletrônicas, assim como também sabe que contar com um Software de Gestão de Projetos para centralizar o planejamento é um ganho estupendo na otimização de tempo e aumento de eficiência.

O Gerente de Projetos precisa contar com todo o suporte possível para tomar as melhores decisões e assim conduzir com sucesso seu projeto. Nesse artigo vamos nos aprofundar um pouco mais no funcionamento do Software de Gestão de Projetos e como ele pode ser útil dentro de uma organização.

São Três as Vantagens Principais de um Software de Gestão de Projetos Controle Total do Projeto

Utilizar um software de gestão de projetos significa maior controle sobre o projeto como um todo. Painéis, gráficos e relatórios municiam o gerente sobre o andamento do projeto, com análises avançadas e informações precisas. Além disso, o gestor pode facilmente acompanhar as atividades de todos da equipe, sabendo como está o andamento individual e geral.

O controle financeiro também é otimizado, pois o software de gestão de projetos conta com ferramentas para gestão dos custos. Assim ele é muito mais eficiente que o controle por planilhas, sujeito a diversas limitações, que vão desde coisas básicas, como não permitir dois acessos simultâneos, até problemas maiores, como falta de organização e funcionamento complexo.

Comunicação Plena

Um software de gestão de projetos ajuda na comunicação de todos os envolvidos no projeto. Como todos utilizarão o mesmo software, isso permite que estejam cientes, em tempo real, das atividades que estão sendo desempenhadas e dos detalhes sobre o andamento do projeto.

Os envolvidos podem ter acesso aos prazos, processos e prioridades.

Organização de Tarefas e Recursos

Grandes projetos tendem a se tornar uma grande pilha de desorganização quando não são bem controlados. Um software de gestão de projetos impede que isso aconteça, pois ele possui ferramentas que ajudam a organizar o fluxo das atividades dentro de um projeto ou trabalhar com vários projetos simultâneos.

Quais as Funcionalidades um Bom Software Precisa Ter?

As vantagens descritas anteriormente só podem ser alcançadas com as seguintes funções:

Ferramentas para Organização

Uma funcionalidade indispensável para um software de gestão de projetos é oferecer ferramentas para organização. Como você vai trabalhar com diversos projetos simultâneos, é preciso haver um bom controle sobre o andamento das atividades de cada um deles.

A organização pode ser, por exemplo, através do uso de metodologias ágeis.

Ferramentas para Gerenciamento de Tempo

Atrasos nunca são bem-vindos. Por isso, parte importante de gerenciar um projeto é garantir que seu cronograma siga dentro do planejado. Um bom software de gerenciamento de projetos deve conter ferramentas que auxiliem no controle do cronograma, como um contador de tempo para cada tarefa e colaborador.

Assim, o gestor fica sabendo quantas horas foram gastas por cada membro da equipe em cada atividade, quais atividades demandaram mais horas, e relacionar isso com o controle financeiro.

Ferramentas para Gerenciamento da Equipe

O Software de Gestão de Projetos é praticamente uma central de monitoramento, pois possui um painel com informações sobre a equipe e as atividades desempenhadas por cada membro dela.

Ferramentas para Comunicação

Parte imprescindível para que um projeto seja bem-sucedido é que haja comunicação. Às vezes, essa comunicação é dificultada porque os indivíduos envolvidos podem estar a distâncias muito longas ou ter horários de trabalho distintos.

Um software de gestão de projetos pode ajudar se ele oferecer ferramentas para comunicação entre a equipe, como chats, comentários nas atividades, a possibilidade de marcar outro usuário em uma tarefa, por exemplo.

Funcionamento em Nuvem

Para que não sejam necessárias instalação e manutenção de um software hospedado no seu servidor, o ideal é que você utilize um que possua funcionamento em nuvem. Assim, ele pode ser acessado pelo navegador web de qualquer pessoa envolvida no projeto, em qualquer lugar. Seja em um PC, tablet ou smartphone.

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