Você provavelmente já ouviu falar sobre o fluxo de caixa e sua respectiva importância, mas será que sabe mesmo como pode otimizar seu processamento para usá-lo de forma gerencial, funcionando como uma ferramenta para facilitar a tomada de decisões importantes dentro da empresa? A verdade é que, hoje em dia, entender e explorar ferramentas que disponibilizem informações cada vez mais detalhadas para os gestores incrementarem o processo decisório é mais que uma mera necessidade! Pronto então para compreender melhor as funcionalidades do fluxo de caixa? Então confira:

CONCEITUAÇÃO

O fluxo de caixa nada mais é que um relatório financeiro que fornece os saldos totais disponíveis não só no caixa em si, mas também em outras contas, chamadas de equivalentes de caixa — é o caso, por exemplo, das contas correntes. Nesses relatórios são demonstrados os valores que circularam pela empresa referentes a pagamentos e recebimentos, com destaque para o saldo final, que evidencia quanto efetivamente a empresa tem.

ELABORAÇÃO

Muitas empresas acabam elaborando o fluxo de caixa de forma manual ou ainda sem aproveitar o máximo de informações que esse relatório pode fornecer. Mas o raciocínio básico para sua elaboração é bem simples: deve-se separar saldos iniciais das contas de caixa e equivalentes, a fim de registrá-los em planilhas eletrônicas ou softwares de gestão, fazendo o mesmo com a movimentação diária de entradas, representadas por recebimento de clientes, vendas à vista e outros valores que a empresa receber, assim como não se pode deixar de lado as saídas, que surgem pelo pagamento de despesas que fazem parte do dia a dia da empresa. Até aí tudo bem, certo? Mas como exatamente otimizá-lo?

OTIMIZAÇÃO

Para começo de conversa, se o objetivo é otimizar o processo, é preciso dar preferência ao uso de um software de gestão, uma vez que esse recurso favorece a organização e o melhor entendimento das informações ali registradas. Além disso, os softwares de gestão podem ter não só a entrada dos dados parametrizada, mas também seu histórico, o que diminui a chance de erros e qualquer possibilidade de interpretação equivocada dos dados. Isso sem contar que a consulta da situação financeira da empresa passa a ser imediata.

Também é preciso conscientizar os funcionários sobre a importância dessa ferramenta, assim como sobre a necessidade de terem cuidados especiais em relação a alguns lançamentos — como é o caso do recebimento de cheques pré-datados e dos parcelamentos de compras, já que ambas as situações envolvem compensações futuras, não devendo, por isso, ser consideradas imediatamente como caixa. Lembrando que o mesmo vale para os fornecedores que serão pagos a prazo! Com a informatização do fluxo de caixa é possível fazer um controle à parte de tais valores, permitindo ao gestor visualizar lançamentos futuros com muito mais nitidez.

Dividir as despesas em categorias é fundamental. Por isso, separe contas de consumo com energia, telefone e água, por exemplo, classificando-as na mesma categoria. Com esse tipo de separação fica infinitamente mais fácil analisar, diminuir ou cortar despesas. E o mesmo pode acontecer com as receitas! Se preferir fazer análises mais gerenciais, você ainda pode criar categorias para clientes ou fornecedores. O importante é segmentar para facilitar a visualização.

E por último, mas definitivamente não menos importante, vale ressaltar que a manutenção diária dos lançamentos deve ser respeitada ao máximo. Assim o fluxo de caixa sempre fornecerá informações atualizadas para os gestores, permitindo que tomem decisões com o devido embasamento. Lembre-se: fluxos de caixa com lançamentos desatualizados podem dar uma visão distorcida da realidade, cenário ideal para a ocorrência de erros graves!

GESTÃO

O uso otimizado do fluxo de caixa se faz necessário nas empresas atualmente não só para a consulta realista dos valores disponíveis em dinheiro, mas também para avaliar a possibilidade de investimentos futuros, a necessidade de capital de giro e empréstimos ou ainda para se tomar decisões de aumento ou diminuição de máquinas e outros aspectos gerenciais. A elaboração do orçamento também entra nesse leque, o que só confirma a efetividade dessa ferramenta no auxílio à gestão financeira e à tomada de decisões da empresa.

E você, como elabora, acompanha e otimiza seu fluxo de caixa? Compartilhe suas dicas conosco e enriqueça nosso post!