Uma das áreas mais importantes da empresa é a gestão de contratos.  Por meio dela, a maioria das empresas faz o acompanhamento do que tem a receber, principalmente, se atuar no segmento de serviços.

Os esforços para lidar com inadimplência, atraso nos pagamentos, cancelamentos ou mudanças nas modalidades de contratação quando realizados de maneira inadequada tendem a prejudicar o relacionamento com o cliente e, por conseguinte, o faturamento da empresa.

Uma boa gestão de contratos zela pela retenção dos clientes e oferece o controle adequado sobre as vendas realizadas pela empresa.

Entretanto, não bastam boas intenções. Um trabalho, seja qual for, só pode ser desempenhado quando executado com as ferramentas adequadas. Na gestão de contratos não é diferente. É preciso investir em soluções que promovam a automação necessária e garantam a eficiência.

Ainda não está convencido? Veja 3 razões para automatizar a gestão de contratos na sua empresa!

SEGURANÇA

Quando não há controle adequado, as informações perdem a confiabilidade. Ou seja, investindo em um software, a empresa passa a ter maior garantia quanto à consolidação dos registros, sem a necessidade de buscar continuamente a confirmação de valores, datas ou demais dados em diferentes bases, como mensagens de e-mail, documentos físicos etc.

A centralização de informação torna o banco de dados mais seguro, evitando que dados se percam ou que sejam manipulados erroneamente. Outra vantagem de automatizar a gestão de contratos é a segurança jurídica. Em caso de litígio, a empresa tem à sua disposição as informações que precisa.

INTEGRAÇÃO

Ao implementar a automatização, o que antes era feito por vias manuais e, consequentemente, era sujeito a erros e ausências de padronização, passa a ganhar forma interativa e estruturada.

Uma boa solução de gestão de contratos torna os processos mais eficientes na medida em que oferece um passo a passo a ser executado, coibindo falhas e agilizando as etapas.

Por exemplo, a integração com a área de contas a receber permite que o departamento financeiro realize toda a programação dentro do sistema. Quer dizer, essa prática torna possível controlar as receitas de cada contrato de maneira independente. Dessa forma, não há a necessidade de converter todos os débitos em uma única cobrança. Se assim fosse, impediria que o cliente — ou mesmo o prestador — compreendesse a composição detalhada da fatura.

COMUNICAÇÃO COM O CLIENTE

A automação da gestão de contratos também permite uma interação maior com o cliente, oferecendo um canal de comunicação via internet, por exemplo. Este portal de atendimento pode funcionar integrado ao site e ao sistema, tornando possível que o próprio cliente abra um chamado e realize todo o acompanhamento das solicitações, inclusive, fornecendo feedback sobre a qualidade dos serviços.

Além de dinamizar a tramitação de informação entre empresa e cliente, a automação torna mais simples a tarefa de criar indicadores de satisfação usando as opiniões coletadas no canal. Quer dizer, muito mais do que uma ferramenta de gestão de contratos, passa também a ser uma importante aliada no pós-venda.

Diante de uma área tão essencial ao negócio, encontrar meios que minimizem as perdas e tornem a gestão de contratos mais eficiente é uma necessidade urgente para empresas que pretendem crescer sem que haja um aumento nos custos de manutenção de clientes.

Ou seja, promover a automação da gestão de contratos pode ser a resposta que muitas organizações estão procurando para otimizar seu desempenho frente aos concorrentes.

Como é feita a gestão de contratos na sua empresa? Deixe seu comentário!